Seit Beginn der Corona-Pandemie 2020 hat Arbeiten im Homeoffice und mobiles Arbeiten sprunghaft zugenommen. Wo aber liegt der Unterschied und auf was müssen Unternehmer rechtlich bei diesen beiden Arbeitsformen achten?
Die Begriffe Homeoffice und mobiles Arbeiten werden häufig synonym verwendet. Aber das ist falsch. Denn dahinter verbergen sich unterschiedliche Formen der Arbeitsausübung mit bestimmten Rechten und Pflichten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
★ Was für Homeoffice und mobiles Arbeiten gilt
„Rechtlich korrekt ist, den Begriff Telearbeit statt Homeoffice zu verwenden“, erklärt Ecovis-Rechtsanwältin Olga Panin-Erler in Düsseldorf. Genau definiert hat der Gesetzgeber nicht, was sich hinter Telearbeit verbirgt. Geregelt ist lediglich, dass „Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten sind, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat“.
★ Es müssen also zwei Voraussetzungen für Homeoffice erfüllt sein:
- Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer die für die Ausübung der Arbeit notwendige Arbeitsausstattung bereitstellen, und
- die Arbeitsbedingungen für das Homeoffice sind vertraglich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vereinbaren oder in einem Nachtrag im Arbeitsvertrag festzuhalten.
Neben einem festen Homeoffice-Arbeitsplatz ist es auch möglich, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden die „alternierende Telearbeit“ anbieten. Hier arbeitet der Arbeitnehmer also teils zu Hause, teils in einem Büro der Betriebsstätte. „Das hat den Vorteil dass sich mehrere Mitarbeiter einen Platz im Büro teilen, was eine Kostenersparnis für Arbeitgeber bedeuten kann. Allerdings ist das gut zu organisieren, um gerade in der Corona-Krise keine Doppelbelegungen zu haben“, sagt Panin-Erler. Vereinbaren Chefs mit den Kolleginnen und Kollegen mobiles Arbeiten, dürfen diese arbeiten, wo sie wollen – im Café, im Zug oder am Küchentisch. Sie sind dann ortsungebunden. Der Mitarbeitende muss nur gewährleisten, dass er erreichbar ist.
★ Welche vertraglichen Anforderungen es gibt
Für beide Formen der Arbeitsleistung besteht Vertragsfreiheit im gesetzlich zulässigen Rahmen, sofern die Arbeit geeignet ist, dass sie im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten erledigt werden kann. Aber immer gilt: „Arbeitgeber sollten eine schriftliche Vereinbarung mit den Mitarbeitenden treffen“, erklärt Panin-Erler. Für das Homeoffice sollten beispielsweise diese Details geregelt sein:
- Ein Rückkehrvorbehalt sollte festgelegt werden. Dann kann der Arbeitgeber bestimmen, dass der Arbeitnehmer wieder im Büro arbeiten muss;
- mit einer Zutrittsklausel kann der Arbeitgeber seinen gesetzlichen Verpflichtungen zur Kontrolle des Telearbeitsplatzes nachkommen. Grund: Hat der Arbeitgeber die Arbeitsmittel, etwa Rechner, Tisch und Stuhl, zur Verfügung gestellt, ist er nach der Arbeitsstättenverordnung für die Arbeitssicherheit verantwortlich;
- Anzahl der Homeoffice-Tage, an welchen Wochentagen und zu welchen Zeiten;
- Kostenübernahme beispielsweise für Telefon oder Druckerpapier.
★ Die Rolle von Arbeitszeitgesetz und Datenschutz
Auch im Homeoffice ist das Arbeitszeitgesetz anzuwenden. Der Arbeitgeber ist verantwortlich dafür, dass die Arbeitszeiten eingehalten werden. „Da sich die Kontrolle der Arbeitszeiten im Homeoffice schwieriger gestaltet, sollten die Chefs mit den Mitarbeitern vereinbaren, dass diese ein Arbeitstagebuch führen“, empfiehlt Rechtsanwältin Panin-Erler, „denn sie dürfen die Rechner ihrer Mitarbeiter aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht überprüfen.“
Ob Homeoffice oder mobiles Arbeiten: Sobald Mitarbeiter mit sensiblen Kundendaten arbeiten, muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass niemand – auch keine Familienmitglieder oder Freunde – diese Daten einsehen können. „Wir empfehlen in diesen Fällen, dass Arbeitgeber eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben lassen“, sagt Panin-Erler. Um den Datenschutz zu gewährleisten, müssen Arbeitgeber die Arbeitsmittel stellen. Mitarbeiter sollten weder im Homeoffice noch beim mobilen Arbeiten private Rechner nutzen.
Beim mobilen Arbeiten ist die Arbeitsstättenverordnung, im Gegensatz zum Homeoffice, nicht anzuwenden. Dies ist nachvollziehbar, da dem Arbeitgeber die Kontrolle über die wechselnden Arbeitsorte des Arbeitnehmers nicht zugemutet werden kann. Nicht zu vernachlässigen ist, dass die übrigen Grundsätze des Arbeitsschutzes auch bei mobilem Arbeiten gelten. „Der Arbeitgeber hat die Pflicht, die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten, auch wenn diese mobil arbeiten“, sagt Ecovis-Rechtsanwältin Panin-Erler.
★ Sprechen Sie über Homeoffice
Bundesarbeitsminister Hubertus Heil (SPD) möchte Arbeitnehmern das Recht auf ein Erörterungsgespräch mit dem Arbeitgeber einräumen, um über mögliches Arbeiten im Homeoffice zu sprechen. Das soll mehr Flexibilität und Vereinbarkeit von Familie und Beruf bringen. Für Arbeitgeber bedeutet das, dass sie spätestens dann Homeoffice-Arbeitsplätze einrichten müssen. Es lohnt sich also bereits jetzt, über die dauerhafte Einführung von Homeoffice-Arbeitsplätzen nachzudenken und die Betriebsstruktur anzupassen.
Olga Panin-Erler, Rechtsanwältin bei Ecovis in Düsseldorf
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